包租代管系統怎麼選？買斷 vs 月租的總持有成本怎麼算
系統比價最常見的錯誤，是只看「每個月多少錢」或「一次要付多少」，然後在這兩個數字之間猶豫。
真正該比的是總持有成本：你用這套系統用到第 1 年、第 3 年、第 5 年，累計一共付了多少，以及哪天不想用了，你的資料還拿不拿得走。
這篇文章不比誰家便宜，只教你怎麼算。範例一律用租管Pro 自己公開的價格，你可以拿同樣的算法去套任何一套你正在評估的系統。
一、先把費用拆成四塊
不管買斷還是月租，費用大致都落在這四塊。報價單只寫其中一塊時，要主動問另外三塊：
| 費用項目 | 要問的問題 |
|---|---|
| 授權費 | 一次付清，還是按月／按年續繳？ |
| 主機或空間費 | 資料放哪台主機？有沒有儲存空間上限，超過怎麼算？ |
| 更新與維護費 | 買斷後的版本更新，是免費、含首年，還是另收年費？ |
| 加購與導入費 | 資料匯入、遠端安裝、多人共用，是不是另外計價？ |
二、用租管Pro 公開價格實際算一次
以下全部是官網現行公開價格的加總，不含稅額與你自己可能另外加購的項目：
| 方案 | 費用結構 | 第 1 年累計 | 第 3 年累計 | 第 5 年累計 |
|---|---|---|---|---|
| 雲端月租入門版（20 棟以內） | NT$1,800／月 | NT$21,600 | NT$64,800 | NT$108,000 |
| 雲端月租專業版（20～50 棟） | NT$3,800／月 | NT$45,600 | NT$136,800 | NT$228,000 |
| 雲端月租企業版（50 棟以上） | NT$5,800／月 | NT$69,600 | NT$208,800 | NT$348,000 |
| 線上買斷（專屬主機） | 授權 NT$39,800 ＋ 主機維運 NT$6,000／年（含 10GB） | NT$45,800 | NT$57,800 | NT$69,800 |
| 單機買斷（Windows 安裝） | NT$39,800 一次付清，含首年免費更新 | NT$39,800 | NT$39,800 | NT$39,800 |
幾個看表時要注意的地方：
- 入門版月租與線上買斷：到第 2 年底，月租累計 NT$43,200，還比買斷的 NT$51,800 低；到第 3 年，買斷 NT$57,800 才開始低於月租的 NT$64,800。時間拉得越長，差距越大。
- 管理棟數越多，月租階梯越高。棟數會成長的公司，要把「明年升到下一階」也算進去。
- 單機買斷首年之後，若想繼續領版本更新，另有年度更新維護 NT$8,800／年；不領更新，既有版本照常使用。
- 超過 10GB 的儲存空間，線上買斷每 10GB 每年加收 NT$1,200。
重點：短期試水溫，月租門檻低、彈性高；打算用三年以上，就該把買斷的總額一起算進來比。
三、除了錢，還有三件事決定「值不值」
總持有成本只是一半，另一半是你停用之後會怎樣：
- 資料帶不帶得走？ 房客資料、租約、收款紀錄是你的營運命脈。簽約前問清楚：資料庫能不能隨時下載？格式是不是你自己打得開？租管Pro 的線上買斷，資料庫可隨時下載。
- 資料和別家混在一起嗎？ 共用平台把很多家公司放在同一個環境，專屬主機則是每家一台。兩種都有人用，差別在於你對隔離程度的要求。租管Pro 線上買斷是每家一台專屬主機，資料不和其他公司混在一起。
- 每月結算那一段做得夠不夠細？ 系統便宜但屋主結算要自己在 Excel 補算，省下的錢很快就花在人工上。代管公司真正吃時間的是月底結算與收租現場，這部分能不能照台灣代管的實務處理，比功能表上的項目數量重要。
四、買斷和月租，各適合誰
| 狀況 | 比較適合 |
|---|---|
| 剛開始管理、物件不多，想先試試水溫 | 雲端月租，隨時可停 |
| 打算長期經營，不想年年續約 | 買斷 |
| 辦公室多人、外勤同事要一起用 | 線上買斷（專屬主機）或雲端月租 |
| 辦公環境網路不穩，想開機就能用 | 單機買斷，免網路也能用 |
| 管理棟數預期兩三年內明顯增加 | 先把月租「升到下一階」的費用算進去，再和買斷比 |
五、下決定前的五個問題
- 我預計用這套系統用幾年？
- 把授權、主機、更新、導入四塊費用都算進去，第 3 年、第 5 年各是多少？
- 不用的那天，資料庫能不能自己下載？
- 屋主結算、押金、電費分攤這些我每個月都在算的東西，系統處理得來嗎？
- 我的同事要不要一起用？外勤同事是不是只該看到自己負責的物件？
五題答完，通常答案就出來了。
想直接看實際操作？
租管Pro 是自己做包租代管的公司，從每個月的實際作業中做出來的系統。重點放在三件事：月底結算算得對（屋主合併結算單、屋主批次匯款檔、電費彈性設定、押金保管方連動退租）、收租現場接得住（部分繳款、匯款末五碼找人、繳費與催繳看板）、資料是你的（一次買斷、每家一台專屬主機、資料庫可隨時下載）。
NT$39,800 起、一次買斷、免月費，可先免費線上試用 14 天，不用安裝、不需信用卡。
與其看功能表想像，不如花 30 分鐘看真人實際操作一遍：
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本文由長谷川不動產管理顧問有限公司提供。文中成本比較僅以租管Pro 官網公開價格做加總示範，未含稅額與個別加購項目，實際費用請以報價單與合約為準。